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Trabajo remoto. El futuro en la dinámica laborar que por la fuerza nos alcanzó

Gracias a la tecnología, hoy en día es posible que cualquier persona trabaje en una empresa situada en otra parte del mundo, con la misma eficiencia que si estuviera sentado en una oficina en las instalaciones de la misma compañía. Las herramientas están ya disponibles, sólo en el caso de nuestro país, debemos afinar detalles en cuestión de disciplina por parte de los colaboradores trabajando a distancia, y de una estructura acorde al trabajo remoto de ciertos elementos o de un departamento completo, en el caso de los gerentes o líderes.

Grandes compañías están estudiando en esta época de distanciamiento social, si algunas áreas deberán ser designadas de manera definitiva en una modalidad remota. El llamado “Home Office” ha sido obligatorio para millones de colaboradores en miles y miles de empresas, y aunque hemos visto algunos detalles por mejorar, en general, la efectividad ha sido la misma (en algunos casos incluso mayor), las ciudades han estado mucho menos saturadas, y los empleados han gastado mucho menos en traslados, así como las empresas también han ahorrado, gastando considerablemente menos energía, y podrían tener ahorros fijos en el caso de reducción de oficinas para un futuro.

 

Ampliación de oportunidades en reclutamiento

En mi segmento de negocio (tecnología) y en otras disciplinas, si desarrollamos puestos específicos con modalidad remota, podremos obtener otra importante cantidad de beneficios. Primero, podremos abrir nuestras vacantes a lugares remotos de nuestro país, incluso más allá de nuestras fronteras. Si la posición amerita “skills” muy especiales, encontrar un candidato idóneo al puesto generalmente puede tardar semanas o meses. En cambio, si la vacante tiene un universo de búsqueda mayor, las posibilidades de encontrar a la persona con las habilidades requeridas, será posible en un menor tiempo, y quizá a un costo de salarios y prestaciones menor.

 

Horario laboral

Los líderes, el equipo gerencial y equipos intermedios usualmente ya permanecemos conectados a nuestro trabajo en horarios fuera de oficina. Sin embargo, los tiempos de traslado se han vuelto un tema crítico en las grandes ciudades de nuestro país. Si eliminamos en ciertas posiciones, tendremos colaboradores que:

1. Destinen mayor tiempo a su trabajo, siendo más eficientes en el mismo.

2. Obtengan en consecuencia, un mayor tiempo efectivo de descanso, familia y esparcimiento, lo que ocasionará empleados más felices.

3. Reducirá sus gastos, por lo que es posible que acepte un salario un tanto menor, debido al costo-beneficio del trabajo remoto.

 

Ahorro

Debemos pensar que los salarios son sólo una parte de los posibles ahorros que nuestra empresa podrá obtener. También hemos mencionado ya la parte del ahorro en espacios de trabajo, que en el mediano plazo podrán convertirse en oficinas más pequeñas, con un consumo mucho menor en una infinidad de conceptos.

Todos estos puestos de trabajo deben estar acompañados de objetivos claros, reportes muy específicos, y un seguimiento diario de actividades y logros. Esto con el fin de lograr una transición exitosa del trabajo tradicional en oficina, a un trabajo más independiente, pero que su aportación sea del mismo nivel o incluso mayor que antes.

 

La tecnología está de nuestro lado

Si lo que buscamos es llevar a nuestro equipo de colaboradores a la siguiente generación en temas de dinámica de trabajo, debemos reconocer que nunca había sido tan sencillo. Existen innumerables aplicaciones tecnológicas que son de gran utilidad para cada actividad que sea requerida en el desempeño de nuestro equipo de trabajo.

La comunicación ahora es muy sencilla. Múltiples plataformas de comunicación en audio o totalmente audiovisual, están a nuestro alcance. La que más impulso ha tenido en estos meses de contingencia ha sido ZOOM (zoom.us), pero tanto Google como Facebook han impulsado herramientas de comunicación con múltiples participantes, además de una serie de aplicaciones que ya estaban disponibles en el mercado. Debemos utilizar una herramienta que nos ofrezca las soluciones que requerimos, en cuanto a tiempo de cada sesión de trabajo, las posibilidades de intercambio de información en línea y en tiempo real, la capacidad para interactuar con presentaciones, videos, y otras necesidades. Elegir la aplicación idónea para nuestras necesidades será clave para la efectividad de la comunicación y de los resultados de cada una de las reuniones que tengamos.

Existen también aplicaciones para el seguimiento del trabajo colaborativo. Google tiene un sinfín de herramientas en su plataforma Drive y su plataforma G-Suite. Además de esta potente plataforma, ideal para el trabajo remoto y la colaboración, hay otras aplicaciones que se dedican especialmente a ello. En Dropbox (dropbox.com) podemos tener un archivo compartido con múltiples documentos, presentaciones, etc. En Busyflow (busyflow.com) podrás unir una diversa cantidad de aplicaciones en una sola plataforma, y trabajar en equipo con todos tus colaboradores. Es una plataforma integrada donde todos podrán subir y bajar información, además de trabajar en un archivo entre varios participantes, y dar seguimiento a proyectos de inicio a fin.

En fin, existe una amplia gama de herramientas tecnológicas para el trabajo a distancia, algunas de ellas gratuitas y otras con costos relativamente bajos, considerando el beneficio que pueden traernos a mediano y largo plazo.

Sin embargo, debemos considerar también algunos puntos bajos que tiene el trabajo a distancia. Conocerlos nos ayudará a evitarlos en nuestros equipos de trabajo y en nuestros proyectos de trabajo remoto.

Comentamos que existirán algunos ahorros que tendremos como empresas, al tener a nuestros trabajadores en casa haciendo sus labores. Debemos encontrar la manera de hacer un balance en el ingreso de nuestros colaboradores, pues dicho ahorro para nuestra empresa podrá representar un gasto extra para nuestro empleado. Material de impresión, pago de servicio de internet, entre otras cosas, son gastos que quizá el colaborador está empezando a vivir, y que podrán ser una razón para el descontento del trabajador. Si logramos crearle un panorama en el que valore su tiempo en casa, los ahorros en transporte y el menor estrés por traslados en horas pico, entre muchos otros beneficios del trabajo en casa, podremos tener colaboradores felices de tener un nuevo esquema, y motivados para ofrecerle a la compañía resultados efectivos.

Otra cuestión importante será mantener relaciones estrechas entre el equipo de trabajo. La distancia nos volverá más fríos, y la buena química entre compañeros corre el riesgo de ir deteriorándose. En este momento estamos en una situación compleja como para crear reuniones informales dentro del equipo, pero conforme la situación se vaya normalizando, debemos crear eventos de trabajo e informales entre miembros de un departamento, entre departamentos, y con todo el equipo de trabajo. Si las unidades de la empresa siguen cohesionadas, esta química se reflejará en los resultados generales, generando un buen sitio de trabajo y dando los resultados esperados a nuestros clientes.

 

El trabajo remoto es en buena medida el futuro en las organizaciones. Debemos tener en claro cómo migraremos a esta dinámica laboral, cómo mediremos efectivamente el desempeño de cada colaborador, qué herramientas utilizaremos y cómo lograremos que los objetivos actuales prevalezcan en la mente de todo el equipo, para que cada meta sea alcanzada con la mayor efectividad posible.

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